Posted by: lizenhs | December 27, 2016

Biaya Mutu (Cost of Quality): PENGERTIAN DASAR BIAYA MUTU

Biaya Mutu (Cost of Quality):

PENGERTIAN DASAR BIAYA MUTU

Oleh: Haslizen Hoesin

Pengantar

Pada suatu diskusi (ngobrol santai) pada kelompok kecil (beberapa teman), tentang USAHA/Perusahaan (mengenai mutu produk). Diketahui bahwa penafsiran teman-teman tercampur antara biaya membuat produk (bermutu) dengan biaya memperbaiki produk yang sudah jadi/terjual [karena  tak sesuai dengan mutu harapan konsumen].

Judul diatas, yaitu PENGERTIAN……MUTU , adalah satu dari lima tulisan tentang Biaya Mutu (Cost of Quality), sebagai jawaban atas pertanyaan teman-teman secara tertulis mengenai biaya membuat/menghasilkan produk untuk suatu mutu tertentu dari kegiatan USAHA (berwirausaha).  Semua yangdibahas/dipertanyakan pada kelompok kecil tersebut sudah pernah ditulis dalam bentuk modul, sebanyak delapan (8), disampaikan pada suatu pelatihan Biaya Mutu (Cost of Quality), di Bandung, 31 Juli – 3 Agustus 2006.

Untuk Bukik Ranah Ilmu (BRI),  paparan mengenai Biaya Mutu lima (5) tulisan, yaitu: Pengertian Dasar Biaya Mutu; Penetapan Sasaran Perbaikan Mutu;  Strutur Biaya Mutu;  Mengukur Biaya Mutu dan  Peta Kendali, Biaya Produkasi dan Biaya Mutu.  Selamat membaca.  Semoga bermanfaat.

  1. Pendahuluan

Kerugian umumnya ditimbulkan oleh karena Produk (Barang dan Jasa) tidak sesuai dengan kriteria (keinginan) konsumen, bila dicermati, pada dasarnya tidak ada biaya mutu, yang ada adalah biaya untuk membuat produk sesuai dengan kriteria (keinginan) konsumen.  Ketidaksesuaian berakibat ada biaya perbaikan produk untuk mencapai kriteria yang diinginkan/disepakati dengan konsumen, maka muncullah pengertian biaya mutu.

Biaya ketidaksesuaian (Cost of Non – Conformance – CONC) dengan keinginan konsumen seharusnya tidak ada, bila biaya-biaya bisa diidentifikasi.

Harus disadari bahwa Mutu (sebutan lain kualitas) adalah:

Pertama, sebagai standard penampakan/penampilan (kriteria atau sifat-sifat) —à pembeda.

Kedua, sebagai perbedaan membuat —-à ditujukan kepada sasaran.

Perlu pula disadari bahwa, mutu bukan terbaik dalam arti mutlak, tetapi terbaik untuk kepentingan pelanggan yang berkaitan dengan Pemakaian dan Harga1). Pemakaian sesungguhnya dari produk dan,  2). Harga yang harus dibayar untuk memperoleh produk.

Bila berbicara lebih terperinci, Mutu Itu Dapat Dinyatakan sebagai: 1). Merupakan sifat-sifat yang membedakan dan 2). Kumpulan sifat-sifat produk disebut kiteria mutu. Untuk memahami apakah mutu, sebagai melengkapi kedua pengertian tentang mutu, baca; APAKAH MUTU Dan BERMUTU ITU? https://lizenhs.wordpress.com/2011/05/07/apakah-mutu-dan-bermutu-itu/  baca juga SISTEM MUTU https://lizenhs.wordpress.com/2011/05/11/sistem-mutu/

  1. Biaya Mutu

Apakah biaya mutu?   Secara tradisional dinyatakan sebagai:  1). Biaya kegagalan,  dan 2). Usaha yang diperlukan membuat item yang tidak sesuai menjadi sesuai, atau Mendatangkan (mengadakan) biaya permeriksaan untuk memeriksa produk.

Lebih lanjut BIAYA MUTU dapat dirumuskan sebagai: 1). Biaya yang dikeluarkan dalam upaya untuk mendapatkan/menemukan keluaran yang tidak sesuai, menemukan kegagalan sebenarnya baik di dalam (internally) maupun diluar (externally) dan mencegah kegagalan seawal mungkin2). Biaya yang dikeluarkan dalam upaya pengamatan untuk mendapatkan ketidak sesuaian  keluaran. Disebut biaya penilaian  (Appraisal cost).  3). Biaya sebenarnya dari kegagalan itu sendiri dan memeriksanya.  Hal ini disebut Biaya Kegagalan Dalam dan Kegagalan Luar (Internal Failure and External Failure Cost).  4). Biaya kegagalan perencanaan atau kegagalan yang terjadi sejak awal. Hal ini disebut Biaya Pencegahan (Prevention Cost).

Kalau demikian biaya mutu adalah semua biaya yang timbul oleh kegiatan usaha (bisnis) terhadap keseluruhan layanan yang diharapkan pelanggan sesuai dengan tuntutan mereka (pelanggan).  Biaya-biaya itu meliputi:  1). Biaya-biaya  secara langsung berkaitan dengan upaya menyediakan barang dan/atau jasa akhir yang dibeli pelanggan.  2). Biaya-biaya  yang terkait dengan kegiatan penunjang.  3). Biaya-biaya yang tersembunyi seperti peluang yang hilang dari penurunan moral.

  1. Proses Produk

Proses produk dapat dibedakan atas dua yaitu: saat dibuat (proses produksi pada perusahaan) dan saat dari produsen kekonsumen.  Sering juga disebut Proses di dalam yaitu  proses produksi pada perusahaan dan Proses diluar yaitu proses/kegiatan dari produsen sampai kekonsumen akhir

  1. Biaya Membut Produk

Bila membuat produk (barang dan/atau jasa) diperlukan biaya, apalagi memperbaiki atau mempertahankan mutu.

Biaya mutu bukanlah untuk menghitung berapa besar biaya untuk memperbaiki atau mempertahankan mutu produk, tapi bagaimana mengurangi biaya untuk memperbaiki atau mempertahankan mutu, kalau perlu tanpa mengeluarkan  banyak biaya.  Untuk itu diperlukan, apa pengertian biaya dalam membuat produk.

Dalam membuat produk terdapat 2 (dua) biaya yaitu: Biaya yang seharusnya dan Biaya yang bisa dihindari.

1).  Biaya yang seharusnya  (Necessery Cost – NC) yaitu:  (1). Biaya yang diperlukan untuk membuat suatu produk (barang/jasa) yang bermutu atau  (2). Biaya yang diperlukan untuk mencapai dan mempertahankan kriteria  (standard) yang ditetapkan.

Jadi  biaya yang seharusnya itu meliputi: (1). Biaya pencegahan (preventive cost) dan (2). Biaya inspeksi (inspection cost).

2).  Biaya yang bisa dihindari (Avoidable cost – AC) yaitu:  [1].Biaya yang timbul akibat terjadi sesuatu, satu diantaranya adalah pekerjaan yang tidak perlu dan/atau mengerjakan dengan cara yang salah.  [2]. Biaya  yang bisa dihindari meliputi: (1). Biaya inspeksi. dan (2). Biaya akibat produk gagal/cacat (Failure Cost).

  1. Biaya Mutu itu Penting

Dahulu banyak orang tidak memilah-milah biaya.  Ternyata setelah banyak produk yang ditolak konsumen, maka timbul biaya-biaya tambahan.  Sekarang baru disadari bahwa biaya-biaya mutu itu penting diketahui dengan beberapa alasan:  1).  Biaya-biaya tersebut sering berjumlah sangat besar.  2).  Biaya itu selain besar, dimana biaya-biaya itu terjadi tidak diketahui  oleh kebijakan bisnis. 3).  Sebagian biaya dikaitkan dengan kegagalan dan kegiatan penilaian.  4).  Penghematan biaya mutu akan mempunyai dampak yang penting dan positif terhadap hasil-hasil jalur produksi.   5).  Besar beban kegagalan dan kegiatan penilaian menandakan bahwa bisnis memberikan kelonggaran terhadap sejumlah besar kerusakan, kemudian dicari kerusakan dan dibetulkan.

Itu berarti penilaian tidak dapat dihindari terhadap sejumlah kegagalan , maka terjadilah keluaran produk yang tidak sesuai diterima pelangganKeadaan ini mengakibatkan pelanggan tidak puas dan tidak setia. Penambahan modal untuk pencegahan kegagalan dan penilaian, akan menyebabkan pelanggan lebih puas, artinya dibebankan kepada harga produk  (harga naik).   Bila harga naik kemungkinan jumlah pelanggan berkurang alias menurun.

  1. Biaya Mutu pada Kegitan Usaha/Pabrik Produksi

Biaya mutu mempunyai arti tersendiri pada pabrik/usaha, sering tertuju pada rugi dan laba perusahaan.  Dahulu keuntungan dikaitkan atau diperinci dengan biaya perbaikan, penilaian dan penolakan.  Sebagian perusahaan hanya melihat dari jumlah produk yang dijual.

Pilihan yang tersedia pada perusahaan hanya tertuju untuk meningkatkan  keuntungan saja. Diantaranya dengan cara memperhatikan:  Pertama, meningkatkan  jumlah penjualan,  caranya dengan melipatgandakan pendapatan penjualan.  Hal ini tidak mungkin, terutama dalam pasar yang penuh persaingan dan teresesi.  Kedua, menurunkan biaya-biaya, untuk itu dibutuhkan penghematan atau bahkan mengurangi sebagian besar kegiatan.  Pengurangan biaya difokuskan pada kegiatan-kegiatan yang terpilih. Ketiga, meneliti biaya-biaya ketidak sesuaian (CONC) dan mencoba melakukan penghematan.  Cara ini bukan suatu yang mudah, meskipun lebih mudah dicapai dibandingkan dengan melipat gandakan pendapatan. Walaupun begitu inilah keuntungan dari penerapan program perbaikan mutu dan mengurangi  CONC.

Penerapan pogram perbaikan mutu dapat menurunkan kegagalan-kegagalan yang terlihat oleh pelaggan dan memperbaiki layanan yang mereka terima.

Kegiatan pertama dan kedua yang paling sering dilakukan perusahaan, perhatikan  kegiatan kedua yaitu menurunkan biaya (penghematan).  Kegiatan ketiga sebagian besar dinyatakan  perusahaan dengan membuat anggaran biaya perusahaan sebagai biaya perbaikan dan bagian dari biaya produksi.

Sebenarnya bila diperhatikan dengan saksama, terutama kegiatan ketiga itu bukan biaya produki.  Disini perusahaan mulai ingin mengetahui dan mengukur biaya mutu.

  1. Mengukur biaya Mutu

Mengapa harus mengukur biaya mutu?  Alasannya adalah:  karena biaya-biaya tersebut besar, tidak dikenal, mempunyai dampak  terhadap keuntungan  perusahaan  dan kepuasan pelanggan.

Kondisi lain yang mendorong perusahaan untuk mengaluasi kembali biaya-biaya mutu antara lain:  1). Biaya meningkat.  2). Pengaruh dari pertumbuhan  produk yang mempunyai siklus hidup panjang.  3). Untuk memudahkan ahli-ahli manajemen  berkomunikasi dalam bahasa yang sama yaitu dalam satuan mata uang.

Kenapa perhatian tercurah pada studi biaya mutu?  Ini disebabkan karena besar biaya yang diperlukan untuk mencapai kecocokan /kesesuaian dengan pengguna (fitness for use).

  1. Biaya-biaya yang Berkaitan dengan Mutu

Satu dari beberapa cara dalam menemukan biaya mutu adalah dengan mengelompokkan  biaya-biaya yang berkaitan dengan biaya mutu, yaitu membedakan antara, biaya penyesuaian dengan biaya ketidak sesuaian.

8.1.  Biaya-biaya Penyesuaian

Hal yang mungkin dilakukan untuk mengurangi COCN adalah dengan menanamkan modal dalam kegiatan pencegahan kesalahan, sehingga memungkinkan dilaksanakan penghematan biaya-biaya kegagalan,  itu berarti memungkinkan dilaksanakan penghematan biaya-biaya kegagalan dan kegiatan penilaian yang berkaitan dengan  produk tersebut.

Kegiatan-kegiatan pencegahan dilakukan untuk menghindari timbulnya beberapa biaya.  Biaya pencegahan meliputi biaya-biaya yang berhubungan dengan:  1). Menyusun prosedur-prosedur untuk menentukan bagaimana tugas-tugas dilaksanakan.  2). Pengendalian proses, seperti pengendalian proses berdasarkan statistika (Statistical Proses Control – SPC). 3). Penyesuaian perlengkapan uji untuk memastikan bahwa produk dibuat sesuai dengan spesifikasi.  4). Pelatihan dan pendidikan para pekerja/pegawai sehingga mereka memahami tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 5). Merawat /memelihara peralatan dan  mesin. 6). Merencanakan proses-proses untuk menjamin mutu.  7). Bekerja sama dengan para pemasok untuk memperbaiki mutu barang (bahan baku) yang dipasok.  8). Kegiatan Audit untuk memastikan bahwa keefektifan dari sistem pencegahan  berlangsung terus (kegiatan yang berhubungan dengan pemeriksaan dan perbaikan kesalahan yang merupakan biaya-biaya CONC).

8.2. Biaya-biaya Ketidak sesuaian

Biaya-biaya ketidak sesuaian  adalah semua biaya yang timbul karena terjadi kegagalan.  Bila tidak terjadi kegagalan, tidak perlu mengadakan penilaian dan pembetulan.

Biaya-biaya ketidak sesuaian  adalah biaya yang timbul karena berbagai kegiatan, diantaranya:  1). Tidak melakukan pekerjaan yang benar.  2). Tidak menyelesikan kegiatan dengan benar sejak awal (pertama kali)

Secara terperinci biaya-biaya ketidak sesuaian adalah sebagai berikut:

(1). Biaya-biaya yang timbul karena tidak mengerjakan segala sesuatu dengan benar sejak awal. 

Kegiatan yang berhubungan dengan mutu produk yang dikerjakan dengan benar sejak dari awal adalah biaya-biaya yang dikaitkan dengan kegagalan untuk mencapai kesesuaian dengan kriteria yang ditetapkan.  Biaya tersebut diberi istilah biaya kegagalan.

Biaya-biaya kegagalan muncul sebelum penyerahan atau setelah produk (barang dan jasa) berada pada pelanggan.

[1}. Biaya-biaya kegagalan yang sering terlihat dan mudah diidentifikasi, diantaranya adalah: 1).  Perbaikan-perbaikan atas jaminan :  Membetulkan kerusakan setelah produk diserahkan.  2).  Bantuan Purna Jual :  Menyelesikan masalah yang dialami pelanggan ketika menggunakan produk.  3).  Penarikan Kembali Produk : Memperbaiki, menangani dan menyelidiki  produk yang dirakit.  4). Rongsokan/Terbuang:   Kehilangan bahan baku, waktu mesin dan tenaga kerja.  5).  Produk Diturunkan Mutunya: Produk bermutu kelas satu yang dijual sebagai produk bermutu kelas dua, artinya harga diturunkan.  6).  Penanganan Ulang: Tenaga kerja, perlengkapan dan bahan baku yang digunakan dalam perbaikan atau pembuatan ulang barang-barang yang rusak.  7).  Efisiensi yang hilang:  Penurunan dalam kapasitas efektif disebabkan karena kegiatan korektif.  Misal, bagian pada lini produksi mungkin terlalu subuk penanganan ulang yang seharusnya digunakan untuk menghasilkan produk.  8).  Keluhan Pelanggan: Mencegah masalah lapangan .  Misal: Jaminan yang diperpanjang.  9).  Jaminan Yang didapat diandalkan:  Premi yang dibayarkan  untuk keandalkan produk dan jaminan, serta setiap biaya untuk menyelesaikan setiap pengdauan.  10). Tata Usaha: Tata usaha keseluruhan, rapat-rapat, pekerjaan tulis-menulis, panggilan telepon yang berhubungan dengan upaya menganalisis dan menyelesaikan kegagalan.

[2}. Biaya biaya kegagalan yang kurang terlihat dan perlu diperhatikan, diantaranya adalah:  1).  Biaya persediaan yang berlebihan: Biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan yang berlebihan peramalan atau mungkin sebagai akibat dari langkah-langkah penerapan pengawasan bahan baku yang kurang baik.  2). Hari piutang yang berlebihan:  Biaya-biaya yang dikaitkan dengan faktur yang tidak dibayar dengan tepat waktu.  Hal ini mungkin diakibatkan karena pemeriksan berkas pelanggan yang kurang seksama.  Pengiriman faktur yang salah atau kurang sesuai. 3). Persediaan Kadarluarsa:  Biaya-biaya yang dihubungkan dengan persediaan  yang tidak dibutuhkan.  Diantara biaya penyimpanan, biaya perusahaan  dan biaya barang terbuang.  Hal ini mungkin bisa dikaitkan dengan pemasaran, rekayasa teknik, penjualan dan pembelian.  4).  Kerja Lembur: Kerja berlebihan yang digunakan untuk bekerja Jam karena ada perencanaan  dan pengendalian kegiatan yang kurang baik.  5).  Kapasitas Berlebihan:  Kapasitas tambahan yang diperlukan pekerjaan ulang atau mengganti kegagalan.

[3}. Terdapat Biaya-biaya yang tersembunyi, berkatan dengan kegagalan.  Biaya-biaya itu biasanya merupakan, biaya-biaya yang sulit diperkirakan meliputi: 1).  Peluang yang Hilang:  Pendapatan  yang hilang disebabkan  pelanggan tidak melakukan pesanan.  Hal ini mungkin disebabkan oleh beberapa faktor, seperti: [1]. Produk terlambat masuk pasar.  [2]. Penyerahan tidak sesuai dengan pesanan.  [3]. Petugas-petugas penjualan tidak menelpon karena penyelesaian masalah ditempat lain.  2).  Semangat  Pegawai Buruk : Biaya-biaya yang berhubungan dengan pegawai dan perputaran pegawai baru yang berlebihan dan efisien yang kurang.

(2). Biaya-biaya Penilaian

Agar dapat memperkecil jumlah kesalahan yang sampai sampai kepada pelanggan , perusahaan  merupakan bagian sistem untuk menemukan keslahan-kesalahan.  Biaya-biaya untuk menemukan kesalahan disebut Biaya Penilaian.  Kegiatan yang termasuk kedalam biaya penilaian diantaranya:  1).  Meneliti dokumen untuk memastikan ketepatan sebelum mendapat persetujuan.  2).  Memeriksa barang-barang yang diterima.  3).  Menguji dan mmeriksa barang setengah jadi (porduk) antara kegiatan-kegiatan pabrikasi dan pemeriksaan akhir (sampling penerimaan, tidak ada cacat).

Bila kegagalan dihapuskan atau diperkecil, banyak sekali kegiatan penilaian yang tidak diperlukan lagi.

(3). Biaya biaya yang berhubungan  dengan  pekerjaan yang salah.

Penjelasan ditas berkenaan dengan biaya-biaya yang berhubungan dengan kegagalan  untuk menyelesaikan kegiatan secara lebih efisien, yaitu benar dikerjakan  sejak awal (pertama kali).

Tetapi bagaimana dengan kegiatan yang tidak benar-benar meningkatkan  sasaran bisnis? Kegiatan tersebut seperti, Apakah rapat perlu? Apakah rapat diadakan  untuk tujuan yang ditentukan lebih dahulu? Apakah rapat ditandatangani  dengan selayaknya dan lain-lain.

8.3. Biaya-Biaya  Apa yang Harus Dimasukkan Sebagai Biaya Mutu

Biaya-biaya yang berkaitan dengan kegiatan harus dimasukkan sebagai bagian perhitungan biaya mutu. Biaya-biaya berikut yang diperinci dibawah ini dapat digolongkan sebagai biaya utama yang harus diperhatikan yaitu:  1). Upah langsung : Tingkat upah standard an lembur  untuk pegawai yang terkait langsung dalam kegiatan.  2). Upah Tidak Langsung : Biaya-biaya yang berhubungan dengan manajemen dan pengawasan tenaga kerja langsung.  3). Bahan Baku lngsung : Biaya bahan baku yang digunakan di dalam kegiatan (bahan baku dan bahan yang dikonsumsi).  4).  Biaya Penyimpanan :  Biaya ruang, penerangan, pemanasan dan biaya pendinginan ruang, tenaga listrik  yang berhubungan dengan kegiatan. 5). Perlengkapan :  Penyusutan atas perlengkapan yang digunakan di dalam kegiatan.

  1. Sasaran kegiatan

Biaya-biaya mutu yang dijadikan sebagai dasar sasaran perbaikan dari sekian banyak kegiatan.  Pertama adalah kegiatan-kegiatan yang:  1).  Menimbulkan biaya kegagalan.  2).  Memilih dampak terbesar terhadapkeluaran pelanggan.  Kemudian Kedua baru menargetkan kegiatan-kegiatan lain seperti: kegiatan penilaian yang dirancang untuk mengidentifikasi kegagalan.

  1. Menghilangkan biaya mutu

Dari paparan diatas sebagai penutup paparan  yaitu untuk menghilangkan biaya mutu, baik diikuti langkah-langkah berikut:  1.  Menyusun prosedur-prosedur untuk menentukan bagaimana tugas-tugas dilaksanakan; 2. Pengendalian proses;  3.  Penyesuaian  perlengkapan uji untuk memastikan bahwa produk sesuai dengan spesifikasi;  4. Pelatihan dan pendidikan para pegawai sehingga mereka memahami tugas-tugas yang harus dilaksanakan;  5. Merawat peralatan;  6. Merencanakan proses untuk menjamin mutu;  7. Bekerja sama dengan pemasok untuk memperbaiki mutu barang yang dipasok.

Selanjutnya baca judul-judul dibawah ini karena saling terkait:

MENETAPKAN SASARAN PERBAIKAN MUTU https://lizenhs.wordpress.com/2016/12/28/biaya-mutu-cost-of-quality-menetapkan-sasaran-perbaikan-mutu/

MENGUKUR BIAYA MUTU; https://lizenhs.wordpress.com/2016/12/28/biaya-mutu-cost-of-quality-mengukur-biaya-mutu/

STRUTUR BIAYA MUTU https://lizenhs.wordpress.com/2016/12/28/biaya-mutu-cost-of-quality-strutur-biaya-mutu/

PETA KENDALI, BIAYA PRODUKASI DAN BIAYA MUTU https://lizenhs.wordpress.com/2016/12/29/biaya-mutu-cost-of-quality-peta-kendali-biaya-produkasi-dan-biaya-mutu/#more-3385

Strategi Biaya Mutu Pendidikan https://lizenhs.wordpress.com/2008/11/21/strategi-biaya-mutu-pendidikan/

Terima kasih atas kunjungan dan perhatian anda, bila suka beritahu yang lain.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: