Posted by: lizenhs | July 28, 2014

Audit Mutu dan Audit Kendali Mutu

Audit Mutu dan Audit Kendali Mutu

Oleh: Haslizen Hoesin

Pengantar

Pada suatu waktu seorang teman bertanya, apakah itu audit mutu?  Kenapa pula diaudit kendali mutu?  Hasil diskusi itu saya (lizen) tulis, sehingga isinya lebih lengkap dibanding dari yang diperbicangkan.  Mudah-mudahan bermanfaat meskipun masih kurang lengkap. Selamat membaca.

1. Pengertian Auditing dan Audit

Untuk mengetahui tentang audit dan auditing, berikut ini dikemukakan beberapa definisi pengauditan sebagai pengantar yaitu tentang keuangan menurut para ahli, juga sebagai pengantar  terhadap audit mutu dan audit kendali mutu:

1). Auditing adalah“Suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut.”

2).  Auditing sebagai “Suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seorang yang independen dan kompeten.”

3). Auditing merupakan “Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.”

4). Audit adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi dari bukti-bukti mengenai informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan kriteria yang telah ditetapkan. Proses audit harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan independent.

Audit dapat dilakukan bukan untuk Keuangan saja, tapi bisa untuk Operasional dan Mutu. Apakah perbedaan antara audit operasional, audit keuangan dan audit mutu? Perbedaan itu terlihat bila didasarkan pada beberapa karakteristik audit seperti “tujuan dilakukan dan ruang lingkup” pada internal usaha (internal Audit).

Audit keuangan bertujuan pemberian opini atas hasil laporan keuangan dan memeriksa pengendalian internal perusahaan yang terkait dengan keuangan perusahaan.

Audit operasional bertujuan untuk memperbaiki kinerja.

Audit mutu bertujuan untuk memeriksa prosedur pelayanan perusahaan terhadap pelanggan supaya kepuasan pelanggan tercapai harapannya atau sesuai dengan prinsip ISO.

Ruang Lingkup audit keuangan adalah catatan dari keuangan perusahaan;

Ruang lingkup audit operasional adalah aktivitas operasi dari perusahaan;

Ruang lingkup dari audit mutu adalah prosedur dan dokumen yang digunakan perusahaan.

Berdasarkan beberapa pengertian audit di atas maka audit mengandung unsur-unsur: suatu proses sistematis, artinya audit merupakan suatu langkah atau prosedur yang logis, berkerangka dan terorganisir.  Auditing dilakukan dengan suatu urutan langkah yang direncanakan, terorganisir dan bertujuan. 

Setelah mengetahui apa itu audit.  Berikut perhatian kembali terarah pada judul yaitu Audit Mutu dan Audit Kendali Mutu, berikut Pemeriksaan Mutu

 2. Audit Mutu dan Audit Kendali Mutu berikut Pemeriksaan Mutu

Mutu terdapat beberapa pengertian diantaranya:  – Gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang atau jasa, yang menunjukkan kemampuan dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat (Dari ISO 8402); – Memenuhi persyaratan pelanggan; – Sesuai dengan kegunaan; – Memuaskan pelanggan pada biaya yang kompetitif; – Keseluruhan gabungn karakteritik produk dan jasa dari pemasaran, rekayasa, pembuatan dan pemeliharaan yang membuat produk dan jasa, digunakan untuk memenuhi harapan pelanggan.

Mutu, keseluruhan karakteristik dari entitas (entity) yang mengandung kemampuannya dalam memuaskan yang yang dinyatakan atau yang tersirat.

Entitas (entity). Sesuatu yang berwujud atau tak berwujud, dapat dijelaskan dan dipertimbangkan secara individu. Atau entitas dapat diartikan sebagai individu yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain

Audit mutu berarti mempelajari mutu suatu produk tertentu dengan mengambil contoh sekali-sekali di dalam perusahaan atau di pasar.  Atau audit mutu memeriksa mutu produk untuk mengetahui apakah tuntutan konsumen dipenuhi.  Atau audit mutu memperbaiki cacat jika ada yang ditemukan dan meningkatkan mutu produk (nilai jual) yang menarik perhatian.  Dengan kata lain Audit mutu merupakan suatu audit siklus PDCA (plan, do, Check, action), tidak hanya mendorong mutu lebih baik, tapi juga terhadap “perangkat keras”.

Tujuan audit Mutu adalah menentukan apakah sistem manajemen mutu bekerja. Sedangkan Tujuan pemeriksaan mutu adalah untuk menentukan apakah kegiatan suatu perusahaan telah sesuai dengan program mutu atau apakah perlu membuat perubahan pada praktek bisnisnya.

Audit mutu perusahaan dapat juga dilakukan secara sendiri untuk menentukan apakah kegiatan program mutu telah sesuai dengan standar mutu tertentu, yang ditetapkan oleh manajmen perusahaan atau Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) 9000.   Sederhananya, ISO 9000 adalah sertifikasi bahwa suatu perusahaan mengikuti prosedur bisnis formal.

Audit mutu (disebut juga diagnosis mutu) sejenis dengan audit kendali mutu, tetapi terdapat perbedaan di antara keduanya.  Audit mutu adalah suatu pemeriksaan sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil-hasilnya sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan mutu. Audit mutu dilakukan untuk satu atau lebih tujuan: (1). Mengevaluasi keefektifan sistem mutu yang diterapkan, (2). Menilai kesesuaiannya terhadadap persyaratan yang ditentukan, (3). Mengidentifikasi kekurangan-kekurangan dalam sistem mutu dan (4). Mengidentifikasi kemungkinan penyempurnaan.

Audit Kendali Mutu adalah memeriksa proses pelaksanaan kendali mutu, memberikan suatu diagnosis yang tepat dan menunjukkan cara untuk memperbaiki kekurangan.  Prosedur ini disebut juga diagnosis dan saran.  Audit kendali mutu juga berarti memeriksa cara kendali mutu dilaksanakan: cara bagaimana pabrik membentuk mutu dalam suatu produk, pengendalian subkontraktor, cara menangani pengaduan konsumen dan metoda penerapan jaminan mutu pada setiap langkah produksi baru. Jadi audit mutu adalah audit yang menentukan seberapa baik sistem kendali mutu berfungsi, untuk memungkin perusahaan mengambil tindakan-tindakan pengecegahan terhadap terulangnya kesalahan-kesalahanAudit kendali mutu merupakan siklus PDCA pada proses kendali mutu dan menjadi audit mutu “perangkat lunak”. Tentu sebaiknya audit kendali mutu dan audit mutu dilaksanakan berdampingan.

Pemeriksaan (produk) adalah penyelidikan atau melihat dengan teliti untuk mengetahui keadaan [(baik tidaknya atau salah benarnya) produk] yang dihasilkan berdasarkan kriteria (mutu) yang ditetapkan.

 Audit mutu mempunyai beberapa kesamaan dengan pemeriksaan dan audit kendali mutu sangat mirip pengendalian proses.  Hanya melakukan audit mutu saja tidak dapat menjamin praktek jaminan mutu dalam jangka panjang.  Audit kendali mutu secara langsung berhubungan dengan penetapan mutu produk yang akan diproduksi di masa depanPerbedaan dasar antara audit mutu dengan audit kendali mutu adalah pada audit mutu kendali menekankan pada peng-audit-an sistem dan cara sistem itu dijalankan.

Kecenderungan terakhir dalam audit kendali mutu adalah untuk membantu audit pengendalian mutu terpadu yang mempelajari seluruh sistem manajemen.  Kriteria audit ditetapkan oleh direktur utama.  Isi auditpun terus-menerus meluas.

Audit kendali mutu dapat pula dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan yaitu: 1). Audit kendali mutu pemasok oleh pembeli, 2). Audit kendali mutu untuk mendapat sertifikat, 3). Audit kendali mutu oleh konsultan. 4). Audit kendali mutu untuk Deming Application prize dan Medali Mutu Jepang. Dari ke empat hal diatas, yang keempat hanya dilakukan di Jepang saja.

Manajemen dalam menjalankan perusahaan tentu memiliki keinginan bahwa seluruh kegiatan, bekerja sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.  Prosedur dibuat agar tidak terjadi penyimpangan antar satu bagian dengan bagian yang lain, selain itu dimaksudkan untuk mencegah terjadi inefisiensi sistem mutu.  Untuk mengetahui bahwa seluruh prosedur yang ditetapkan dan dilaksanakan dengan sistematis, maka dilakukan dengan audit mutu, yaitu melalui pemeriksaan yang dilakukan secara berencana dan terinci sehingga pelasanaannya bersifat sistematik serta dilakukan secara “mandiri’ oleh personel yang mengaudit.

Manfaat yang diperoleh dalam melaksanakan audit mutu adalah diperoleh temuan-temuan oleh auditor berupa ketidaksesuaian, selanjutnya dirangkum dalam laporan Audit mutu.  Temuan-temuan audit mutu harus berdasarkan bukti-bukti objektif serta berdasarkan temuan nyata dilapangan yang tertuang dalam laporan ketidaksesuaian, temuan-temuan ini merupakan masukan kepada perusahaan tentang efektifitas sistem mutu perusahaan.  Selain itu manfaat audit mutu adalah untuk mengecek apakah persyaratan SNI 19-9001/2/3 yang digunakan diterapkan atau tidak.  Pengecekan dilakukan oleh auditor melalui pertanyaan.

Bukti obyektif adalah informasi yang dapat dibuktilan kebenarannya, berdasarkan kenyataan yang diperoleh melalui pengamatan, pengukuran, pengujian atau saran lainnya.

Ketidaksesuaian Audit Mutu. Sebelum membahas Ketidaksesuaian Audit Mutu dipaparkan terlebih dahulu Ketidaksesuaian.  Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhi suatu persyaratan yang ditetapkan oleh manajemen. Setelah audit mutu dilaksanakan, auditor menulis temuan-temuan ketidaksesuaian dalam format laporan ketidaksesuaianLaporan ketidaksesuaian diperlukan untuk mengetahui sejauhmana perusahaan telah menerapkan persyaratan yang ditetapkan manajemen perusahaan dan/atau SNI seri 9000.  Apakah benar-benar telah diterapkan oleh setiap bagian, juga dapat dijadikan mengukur efektifitas sistem mutu.   Hal yang harus dipahami benar adalah agar kriteria kategori ketidak sesuaian telah dimengerti secara mendalam oleh seluruh personel di perusahaan dengan maksud agar pada waktu pelaksanaan kendali mutu tidak ada lagi diskusi atau debat tentang kategori ketidak sesuaian, karena ketidaksesuaian adalah sarana komunikasi antara auditor dan auditi untuk menyatakan hasil-hasil audit mutu yang akan disampaikan pada waktu pertemuan penutupan audit mutu baik lisan ataupun tertulis.

Sistem adalah suatu perangkat dari bagian-bagian yang berhubungan satu sama lain, bekerja sendiri-sendiri dan bersama-sama untuk mencapai tujuan keseluruahan dalam lingkungan yang kompleks.  Sistem secara implisit mengandung dua pengertian, yaitu struktur dan rencana, metoda alat dan prosedur.

Sistem mutu adalah program perencanaan, kegiatan, sumberdaya dan kejadian yang didorong oleh manajemen berlaku diseluruh perusahaan dan proses.  Program ini dilaksanakan dan dikelola dengan tujuan untuk menjamin bahwa keluaran proses akan: Memenuhi persyaratan mutu pembeli dan secara logis menjamin bahwa tujuan laju pengembalian investasi (ROI- return on investment) dipenuhi.

Jaminan mutu.  Seluruh kegiatan terencana dan sistematik yang diterapkan dalam sistem mutu dan diperagakan sesuai kebutuhan, untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa mawujud  akan memenuhi persyaratan mutu.

Jaminan mutu berarti menjamin mutu suatu produk sehingga konsumen dapat membelinya dengan penuh kepercayaan dan menggunakannya dalam jangka waktu yang lama dengan kepercayaan dan kepuasan.  Jaminan mutu dapat dilakukan dengan beberapa cara:

1). Jaminan mutu berorientasi pada pengawasan, artinya bahwa kerusakan diungkapkan dengan pemeriksaan, tetap hasil akhirnya belum menunjukkan jaminan mutu yang sebenarnya.  Jika kerusakan ditemukan, tindakan yang dapat diambil adalah penyesuaian, mengolah ulang produk itu atau membuangnya sebagai sampahPelakuan seperti ini, biaya akan naik dan produktivitas menurun.  Pada keadaan seperti ini bila terdapat kerusakan, prinsipnya adalah semua barang harus diperiksa, mungkin pemeriksaan saat pengiriman sebelum sampai ketangan konsumenKonsumen adalah pemakai barang-barang dan jasa hasil produksi.

2). Jaminan mutu menekankan pada proses artinya mempelajari kemampuan proses dan meyakini bahwa setiap produk memenuhi standard mutu melalui pengendalian pada proses pembuatan.  Semboyan mutu adalah “mutu harus dibentuk dalam setiap proses”.  Artinya menggunakan pendekatan yang menekankan pada pengendalian proses.  Setiap orang harus terlibat, ini berarti disamping devisi pemeriksaan, devisi pembelian, rekayasa produksi, pembuatan dan devisi pemasaran serta semua subkontraktor harus bekerja sama dalam melaksanakan kewajiban kendali mutu masing-masing.  Hal ini juga berarti bahwa karyawan dari eksekutif puncak sampai pekerja lini harus berpartisipasi dalam kendali mutu.  Dengan kata lain, semua devisi dan karyawan harus dilibatkan.

Sistem adalah saling terkait antar bagian dalam suatu organisasi/usaha

Sistem mutu. Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu.

Proses adalah suatu perangkat sumberdaya dan aktifitas yang saling berhubungan (inter-related), yang mentransformasikan masukan (input) menjadi keluaran (outputs).

Sumberdaya bisa mencakup personil, keuangan, fasilitas, peralatan, teknik dan metode.

Manajemen mutu.  Keseluruhan maksud dan tujuan organisasi yang berkaitan dengan mutu, yang secara formal dinyatakan oleh pimpinan puncak.

Organisasi adalah perusahaan atau institusi atau unit kerja atau bagiannya, bersifat public atau private, yang masing-masing mempunyai fungsi dan administrasi.  Terhadap organisasi, pelanggan internal atau eksternal.

Pelanggan adalah penerima suatu produk atau jasa yang diberikan oleh pemasok.  Dalam situasi kontraktual, pelanggan bisa disebut pembeli.  Produk bisa mencakup jasa, perangkat keras, bahan yang diproses, perangkat lunak atau kombiasai dari semuanyaJasa (servise) adalah hasil yang dibangkitkan (generated) oleh aktivitas hubungn (bidang) antara pemasok dan pelanggan oleh aktivitas internal pemasok untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Pemasok adalah organisasi yang memberikan produk atau jasa kepada pelanggan.

Pengendalian Mutu.  Teknik dan kegiatan operasional yang digunakan untuk memenuhi persyaratan mutu.

Inspeksi.  Kegiatan seperti pemeriksaan, pengujian, pengukuran dan perbandingan mutu atau lebih karakteristik mawijud dan membandingkan dengan peersyaratan yang ditentukan, agar dapat menetapkan apakah kesesuaian dicapai untuk masing-masing karakteristik.

Kebijakan mutu. Keseluruhan maksud dan tujuan organisasi yang berkaitan dengan mutu, yang secara formal dinyatakan dinyatakan oleh pimpinan puncak.

Perencanaan Mutu. Kegiatan yang menetapkan sasaran dan persyaratan mutu dan penerapan dari unsur sistem mutu.

3. Dasar-dasar Audit Mutu

Audit mutu adalah suatu pemeriksaan sistematik dan mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil-nasilnya sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencpai tgujuan mutu. Definisi ini diadop dari Standart internasional ISO 8402 dan ISO 10011.

Audit mutu dilakukan untuk satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut ini: (1). Mengevaluasi keefektifan mutu yang diterapkan, (2). Menilai kesesuaian mutu terhadap persyaratan yang ditentukan, (3). Mengidentifikasi kekurangan-kekurangan dalam sistem mutu dan (4) mengidentifikasi kemungkinan penyempurnaan.

Terdapat beberapa jenis audit mutu: 1). Audit sistem: menilai bagaimana prosedur manajemen mutu diterapkan dalam praktek dan bagaimana keefektifannya.  2). Audit produk/jasa: mengevaliasi kesesuaian produk/jasa terhadap persyaratan teknis yang ditentukan. 3). Audit Operasional: menilai unjuk-kinerja pemasok/internal atau kebutuhan/keinginan konsumen.  4). Audit proses: memferifikasi sampai seberapa dekat metoda/prosedur yang ada diikuti dalam praktek sehari-hari.  5). Audit pemantauan: memverifikasi proses-proses yang ada untuk memastikan bahwa semua parameter dipertahankan sesuai dengan spesifikasinya.

4. Tipe audit Mutu

Audit mutu dibagi dalam tiga jenis yakni audit internal, eksternal dan pihak ketiga:

(1).  Audit mutu Internal.  Audit mutu internal dilaksanakan oleh personal atau bagian di perusahaan itu sendiri, tanpa melibatkan pihak lain.  Dengan persyaratan bahwa personel tersebut tidak mempunyai tanggung jawab langsung dengan bagian yang diaudit.  Pelaksanaan audit mutu internal  dilakukan oleh bagian yang ditunjuk dengan persyaratan tertentu.   Yang paling mendasar dalam menangani audit mutu internal adalah bahwa bagian tersebut harus bekerja  secara sistematik dan mandiri.  Kegiatan Audit mutu Internal ini merupakan persyaratan dalam menerapkan ISO 9000.

(2).  Audit Mutu Eksternal.  Audit Mutu Eksternal dilakukan baik atas perusahaan untuk menilai kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang sudah ditentukan ataupun atas konsumen atau pelanggan terhadap pemasok, untuk menilai kebutuhan dan keinginannya, yang dilakukan oleh personal dari luar perusahaan. Kedatangan auditor dilakukan dengan memberitahu terlebih dahulu secara resmi tentang tanggal, waktu dan jumlah personel yang akan mengaudit.  Audit ini dilakukan untuk mengetahui efektifitas sistem mutu pemasok.

(3).  Audit mutu pihak ketiga.  Audit mutu pihak ketiga dilakukan oleh lembaga sertifikasi Sistem Mutu kepada perusahaan dengan mengadakan kontrak perjanjian sesuai dengan prosedur-prosedur termasuk pembiayaan yang disepakati oleh keduabelah pihak dengan tujuan untuk mengecek system mutu yang diterapkan dengan mengacu kepada standar sistem mutu SNI atau yang setara.

Audit sistem mutu internal atau eksternal dilaksanakan dengan tujuan tertentu yaitu sesuai dengan rencana, prosedur dan kriteria yang sudah ditentukan.

5. Peranan Audit Mutu

Audit mutu merupakan evaluasi keefektifan sistem mutu secara obyektif.  Audit mutu memberikan laporan status kesehatan mutu perusahaan secara lengkap tepat pada waktunya. Audit mutu dilakukan sesua dengan prosedur terdokumentasi dn membeikan jaminan bahwa penerapan mutu dan memelihara sistem mutu sesuai dengan kebijakan, tujuan, perencanaan  dan prosedur mutu yang telah ditetapkan.  Dengan kata lain, audit mutu merupakan alat verifikasi yang mengidentifikasi kelemahan-kelemahan dan maslah-masalah yang mengganggu dan bila audit mutu ini dilakukan, memberikan ruang untuk melaksanakan tindakan koreksi dan penyempurnaan sistem.

Audit sistem mutu memberikan beberapa keuntungan: (1). Membantu mengembangkan sistem mutu terpadu yang efektif.  (2). Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen,  (3).  Membantu pembagian sumberdaya secara optimal, (4). Membantu mencegah timbul masalah yang dapat mengganggu, (5). Memungkinkan tindakan koreksi tepat waktu, (6).  Mengurangi biaya-biaya umum tambahan,  (7).  Meningkatkan produktifitas dan (8).  Meningkatkan kepuasan konsumen dan pemasaran.

Audit mutu yang dilaksanakan oleh pembeli dapat merupakan pengalaman yang sangat berharga, baik bagi pembeli maupun bagi pemasok.  Jika manajemen pemasok hanya bertujuan agar lulus audit kendali mutu dan membiarkan orang-orang yang mengurus devisi-devisi yang bersangkutan hanya menghasilkan dokumen-dokumen, maka hanya akan menimbulkan masalah saja.   Praktek semacam ini hanya menciptakan “kendali mutu asal-asalan” atau “kendali mutu untuk menciptakan dokumen saja.”

Terimakasih atas kunjungan anda, semoga bermanfaat dan diamalkan

6. Pustaka

Chatab. Nevizond (1996).  “Panduan Penerapan dan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutun ISO 9000”. Elex Media Komputindo, Jakarta

Bambang H, dan Sulistijarningsih Wibisono (1996).  “ISO 9000 Sistem Manajemen Mutu.”  Ghalia Indonesia.  Jakarta.

Hoesin. Haslizen (1994). “Petunjuk Praktikum Pengendalian Mutu”.  Laboratorium Manajemen Produksi.  Fakultas Manajemen Produksi dan Pemasaran.  IKOPIN.

Ishikawa. Kauro dan Lu. David J (1989). “Pengendalian Mutu Terpadu.” (alih bahasa H.W. Budi Santoso).  Remadja Karya, Bandung.

Priyadi, Gilang S. (1996).  “Menerapkan SNI seri 9000. ISO 9000 (series) Produk Manufakturing”.  Bumi Aksara. Jakarta.

Rothery, Brian (1995). “Analsis ISO 9000. Seri manajemen no 144.” (alih Bahasa Nunuk Adiarni) (cetakan ke 3).  LPPM dan Pustaka Binaman Pressindo.

Beberapa pustaka tidak ditampilkan.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: